Tietosuojaseloste – SPR ensiavun kouluttajien osaajaohjelma

1. Rekisterinpitäjä

Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat

y-tunnus: 2843118-7

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

3. Rekisterin nimi

Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat: SPR Ensiavun kouluttajien osaajaohjelma

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu, kuinka Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat -yksikkö rekisterinpitäjänä käsittelee SPR Ensiavun kouluttajien osaajaohjelmaan hakeneiden ja valittujen kouluttajien tietoja.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on hakemus ja/tai osallistuminen Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmien SPR Ensiavun kouluttajien osaajaohjelmaan. Henkilöltä pyydetään suostumus tietojensa käsittelyyn asiakassuhteen muodostamisen yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on SPR Ensiavun kouluttajien osaajaohjelmaan osallistumiseen liittyvä yhteistyösuhteen hoitaminen ja kehittäminen. Tietoja voidaan käyttää tiedottamista varten. Tietoja voidaan käyttää mainontaan ja/tai markkinointiin, ellei rekisteröity ole tätä erikseen kieltänyt.

Henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

Osaajaohjelman osallistujatietojen hallinta
Tapahtumien ja koulutuksien järjestäminen
Suoritus- ja pätevyysmerkinnät ja niiden ylläpito
Käyttäjähallinta Punainen Risti Ensiavun tarjoamiin digipalveluihin
Sopimushallinta
Laskutus
Palautteen kerääminen toiminnan kehittämiseksi
Yhteistyöhön liittyvä yhteydenpito, viestintä ja markkinointi
Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen sekä palvelutoimenpiteiden hallinta ja laadun varmistaminen
Markkina- tai mielipidetutkimukset

Henkilötietoja voidaan käsitellä soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin kolmansilla osapuolilla Punainen Risti Ensiavun toimeksiannosta, mukaan lukien markkinointi, etämyynti ja markkina- sekä mielipidetutkimukset. Kolmannet osapuolet voivat olla mainostoimistoja, painotaloja tai vastaavia yhteistyökumppaneita, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteen sopimaton Punainen Risti Ensiavun käyttötarkoitusten kanssa.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn nimi- ja yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten)
Syntymäaika, henkilötunnus (käytetään vain henkilön tunnistamiseen, eikä sitä tallenneta rekisteriin selkokielisenä)
Sukupuoli
Ansioluettelon tiedot (työhistoria SPR ensiapukoulutuksiin liittyen, vapaa-ajan toiminta ensiapukoulutuksiin liittyen, työtodistukset, suositukset)
Osaajaohjelmaan osallistumiseen liittyen rekisteröityyn liittyvä yritys tai työnantaja sekä asema, rooli ja tehtävä kyseisessä organisaatiossa
Ensiavun ja terveystiedon kouluttajana toimimiseen liittyvät tiedot SPR ensiapukoulutuksissa (esimerkiksi pidetyt koulutukset ja niistä muodostuneet pätevyydet)
Koulutuksien ja tapahtumien osallistumisen tiedot
Suoritettujen kurssien ja pätevyyksien tiedot
Osaajaohjelmaan osallistumisen tiedot (osaajaohjelman taso, palkitseminen)
Rekisteröidyn tietojen muutoshistoria
Asiointikieli
Maksutiedot ja maksunvälitystiedot
Yhteistyöhön liittyvä yhteydenpito ja sen aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit, pikaviestipalvelujen viestit ja tallennettavat tiedostot
Yhteistyöhön perustuvat ryhmittelytiedot sekä muut analytiikan avulla johdetut tiedot
Mahdolliset käyttäjätunnukset rekisterinpitäjän hallinnoimiin digipalveluihin
Lokitiedot käyttäjän toimimisesta rekisterinpitäjän hallinnoimissa digipalveluissa
Järjestelmän luomat käyttäjän yksilöivät tunnukset
Luvat ja suostumukset, suoramarkkinointi- ja tutkimuskiellot
Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet

Punainen Risti Ensiapu säilyttää vain oman toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn tietoja säilytetään sähköisessä muodossa kaksi vuotta Osaajaohjelmaan kuulumisen päätyttyä. Tämän säilytysajan päätyttyä henkilötiedot anonymisoidaan tai hävitetään.

Hakijoiden tietoja, jotka eivät tule valituksi osaajaohjelmaan, säilytetään sähköisessä muodossa korkeintaan 12 kuukautta hakemisesta. Tämän säilytysajan päätyttyä henkilötiedot anonymisoidaan tai hävitetään.

Rekisteröidyn tietoja, jotka liittyvät yksittäisen tapahtuman järjestämiseen (kuten erityisruokavaliot) poistetaan 3kk kuluessa tapahtuman päättymisestä.

Tapahtumien järjestämiseen liittyvät henkilötietoja sisältävät paperikopiot hävitetään tapahtuman päätyttyä.

7. Tietolähteet

Asiakkaita koskevia tietoja kerätään Osaajaohjelmaan hakemisen yhteydessä rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi tietoja kerätään rekisteröidyltä koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumisen ja osallistumisen yhteydessä. Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään tai asiakkaan työnantajan edustajalta. Joissakin tilanteissa tietoja saatetaan saada työnantajan verkkosivuilta tai muista julkisista lähteistä. Tietojen kerääminen on sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus.

Henkilöä koskevia tietoja vastaanotetaan ja päivitetään asiakaspalvelussa tai asiakkaan itsensä toimesta asiakkaan omilla sivuilla.

Tietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn osoittamilta suosittelijoilta kuten työnantajalta tai Punaisen Ristin osastolta.

SPR ensiapukoulutuksissa ensiavun ja terveystiedon kouluttajana toimimiseen liittyvät tiedot saadaan Competence Admin -pätevyysrekisterissä kouluttajan pitämien koulutuksien perusteella.

8. Tietojen luovutukset

Luvan antaneen rekisteröidyn henkilötietoja voidaan siirtää Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmien suoramarkkinointirekisteriin. Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa Punainen Risti Ensiavun markkinoinnin toteuttamiseen osallistuville yhteistyökumppaneille kohderyhmien muodostamiseksi markkinointiyhteistyökumppaneiden palveluissa.

Tietoja siirretään tarvittavin osin Punainen Risti Ensiavun koulutus- ja pätevyysjärjestelmään sekä kirjanpitoaineistoa taloushallinnon ohjelmistoon. Mahdolliset sopimukset allekirjoitetaan sähköisesti, missä hyödynnetään palveluntarjoajaa, jolle tietoja luovutetaan tarvittavin osin.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esimerkiksi väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

9. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

SPR ensiavun kouluttajien osaajaohjelman rekisterissä olevia henkilötietojen käsittelevät ja ylläpitävät ensiavun-kouluttajakoulutuksista ja kouluttajille suunnattujen tapahtumien toteuttamisesta vastaavat henkilöt sekä Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat -yksikköön kuuluvat työntekijät.

Kouluttajarekisterin teknisestä ylläpidosta vastaavat ulkopuoliset alihankkijat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä. Pätevyysrekisterin teknisen ylläpidosta vastaava Kiwa Inspecta toimii henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun ja toimeksiannosta.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellisissa määrin, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Tietoja voidaan siirtää Komission hyväksymien vakiolausekkeiden nojalla.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat -yksikkö vastaa rekisterinpitäjänä, että tietoja käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja sen erikseen valtuuttamat palveluntuottajat ja ylläpitäjät. Rekisterissä olevia henkilötietoja käsittelevät ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtäviin kuuluu Osaajaohjelmaan liittyvät työtehtävät. Kullakin käsittelijällä on allekirjoitettu salassapitosopimus ja omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmiin.

Järjestelmätoimittaja Kiwa Inspectan nimeämät henkilöt käsittelevät tietoja ainoastaan siinä laajuudessa, kun se on välttämätöntä asiakaspalvelun toteuttamiseen ja sovitun palvelun ylläpitämiseksi.

Tietoja käsitellään tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

Pääsy tietoihin: Pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen: Pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely tai muu sääntely edellytä tietojen säilyttämistä
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, vastustaa tietojensa käsittelyä.
Oikeus siirtää tiedot: Käsittelyn perustuessa suostumukseen, pyytää oikeutta siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen koneellisesti luettavassa muodossa.
Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.
Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi tässä rekisterissä. Rekisteröidyn poistaminen tästä rekisteristä lakkauttaa tietojen käsittelyn ja tarkoittaa myös Osaajaohjelmaan osallistumisen päättymistä. Unohduksen jälkeen rekisteröity ei pääse itsekään käsiksi tietoihinsa. Rekisterinpitäjä tarkistaa pyynnön ennen yksilöivien tietojen anonymisointia.

Tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä ensisijaisesti kirjallisena täyttämällä tietopyyntölomake ja toimittamalla se tietosuoja@punainenristiensiapu.fi-sähköpostiosoitteeseen. Pyynnön lähettäjältä pyydetään vahvistusta henkilöllisyydestä. Punainen Risti Ensiapu toimittaa vastaukset rekisteröidyn Punainen Risti Ensiavulla tiedossa olevaan sähköpostiosoitteeseen. Poikkeustapauksessa vastaus voidaan toimittaa Punainen Risti Ensiavun tiedossa olevaan postiosoitteeseen.

Rekisteröidyllä on aina tarvittaessa oikeus tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle valitus koskien rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Suomessa toimivaltainen viranomainen on Suomen tietosuojavaltuutettu.

Hyväksytty 31.8.2023