1. Rekisterinpitäjä

Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat yksikkö

y-tunnus: 2843118-7

Sturenkatu 16, A 4. krs, 00510 Helsinki

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@punainenristiensiapu.fi

3. Rekisterin nimi

Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmien asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkuus tai muu vastaava suhde Punainen Risti Ensiavun koulutusohjelmat yksikön kanssa, jolloin käsittelyn oikeusperuste on sopimus. Henkilöltä pyydetään suostumus tietojensa käsittelyyn asiakkuussuhteen muodostamisen yhteydessä.

Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen. Tietoja voidaan käyttää tiedottamista varten. Henkilötietoja voidaan käsitellä tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla. Lisäksi käsittelyperusteena on käsittelyn tarpeellisuus niihin Punainen Risti Ensiavun ja mahdollisesti myös kolmansien osapuolien oikeutettuihin etuihin, jotka perustuvat siihen asialliseen ja merkitykselliseen suhteeseen, kun organisaatio tai muu vastaava taho tarjoaa palveluja Punainen Risti Ensiavun toimeksiannosta.

Asiakasrekisterin henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat:

  • Asiakastietojen hallinta
  • Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, kurssikutsut ja ilmoittautuminen tapahtumiin ja koulutuksiin
  • Asiakkaan koulutuspätevyyksien hallinta ja seuranta
  • Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen sekä palvelutoimenpiteiden hallinta ja laadun varmistaminen
  • Käyttäjähallinta Punainen Risti Ensiavun tarjoamiin digipalveluihin
  • Sopimushallinta
  • Laskutus
  • Asiakassuhteen profilointi ja segmentointi
  • Viestintä ja markkinointi
  • Tilastointi ja raportointi
  • Markkina- tai mielipidetutkimukset
  • Asiakaspuhelujen nauhoituksia voidaan käyttää palvelutapahtumien todentamiseksi, asiakkaiden ja Punainen Risti Ensiavun oikeusturvan varmistamiseksi, koulutustarkoituksiin, palvelun laadun kehittämiseksi sekä väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja turvallisuussyistä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

  • Yksilöintitiedot
    • Nimitiedot
    • Yhteystiedot:
      • Osoite
      • Puhelinnumero
      • Sähköpostiosoite
    • Asiointikieli
    • Asiakasnumero
    • Järjestelmässä muodostuvat taustatiedot ja tunnisteet
  • Asiakkuuteen liittyvät tiedot
    • Koulutusten ja tapahtumien ilmoittautumis- ja osallistumistiedot
    • Koulutustiedot, koulutusten ja pätevyyksien hallinta
    • Ostohistoria
    • Tarjouspyynnöt
    • Yhteydenottopyynnöt
    • Oppaiden ja materiaalien tilaukset
    • Kampanja- ja kontaktitiedot
    • Asiakkuuteen liittyvä yritys tai työnantaja, y-tunnus sekä asema, rooli ja tehtävä kyseisessä organisaatiossa
    • Mahdolliset sopimukset
    • Asiakkuuteen liittyvät merkinnät ja muistiinpanot
  • Palvelujen käyttötiedot
    • Mahdolliset liitetiedostot, kuten allekirjoitetut sopimukset
    • Oppaiden ja materiaalien lataukset
    • Luvat ja suostumukset
    • Asiakaspuhelujen nauhoitukset
    • Asiakaspalaute ja muut kyselyvastaukset
    • Asiakkuudenhoitoon liittyvä yhteydenpito
    • Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet
    • Asiakkuuden ryhmittelytiedot sekä muut analytiikan avulla johdetut tiedot
    • Evästetiedot
    • Lokitiedot
    • Istuntotunnisteet
    • IP-osoitteet
    • Maksutiedot ja maksunvälitystiedot
    • Käyttäjätunnukset Punainen Risti Ensiavun hallinnoimiin digipalveluihin
    • Lokitiedot käyttäjän toiminnasta Punainen Risti Ensiavun hallinnoimissa digipalveluissa

Punainen Risti Ensiapu säilyttää vain oman toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Punainen Risti Ensiapu säilyttää rekisterissä henkilötietoja asiakkuuden tai vastaavan suhteen jatkuessa tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Punainen Risti Ensiapu säilyttää laskutukseen liittyviä henkilötietoja lainsäädännön velvoitteiden mukaisen ajan.

Henkilötietojen tarkoituksenmukaisen käsittelyn päättyessä tiedot anonymisoidaan tai hävitetään. Henkilötietojen käsittelyn tarpeellisuusvaatimuksen katsotaan päättyneen, kun edellisestä yhteydenotosta, toimenpiteestä, muutoksesta tai merkinnästä on kulunut kuusi (6) vuotta taikka lakisääteisen säilytysajan päättyessä.

7. Tietolähteet

Tiedot saadaan ilmoittautumisen, asiakaspalvelutilanteen tai ensiapukoulutuksen yhteydessä henkilöltä itseltään, työnantajalta tai muulta vastaavalta organisaatiolta. Myös kouluttaja voi tallentaa kurssin osallistujien tiedot. Kouluttaja on osallistujatietojen keräämisen yhteydessä kerännyt osallistujilta hyväksynnän tässä tietosuojaselosteessa kohdassa 4 mainittuihin tarkoituksiin.

Evästeet

Punainen Risti Ensiavun sivuilla käytetään ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla Punainen Risti Ensiapu kykenee jatkuvasti parantamaan sivujen sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Niitä käytetään siten, että Punainen Risti Ensiapu voi tarjota asiakkailleen kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Mikäli Punainen Risti Ensiavun sivuilla vieraileva käyttäjä ei halua Punainen Risti Ensiavun saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, voi evästeiden käytön kieltää verkkosivuille saavuttaessa evästeiden käytön hyväksyntää pyydettäessä tai myöhemmin selaimen asetuksista. Evästeet voivat kuitenkin olla tarpeellisia joidenkin Punainen Risti Ensiavun ylläpitämien sivujen ja tarjoamien palveluiden asianmukaiselle toimimiselle, joten Punainen Risti Ensiapu ei takaa kaikkien palvelujen toimivuutta, jos evästetoiminto on poistettu käytöstä.

Lisäksi järjestelmässä on Google Analytics -työkaluja käyttäjien liikenteen analysoimiseksi sivuston käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Tällaiset evästeet säilyvät käyttäjän päätelaitteella on 2 vuotta tai kunnes käyttäjä tyhjentää selaimen välimuistinsa.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat yksikön käyttäjät työtehtäviensä edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen käsittelijöinä toimivat myös järjestelmätoimittajat ja palveluntarjoajat Punainen Risti Ensiavun toimeksiannosta. Järjestelmätoimittajien ja muiden palveluntarjoajien kanssa on sopimus henkilötietojen käsittelystä. Järjestelmätoimittajat ja palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja ainoastaan siinä määrin kuin on tarpeellista kyseisen palvelun toteuttamiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi.

Maksupalveluiden tarjoajalle luovutetaan tietoja tarvittavilta osin maksuprosessin toteuttamiseksi. Maksusuoritetiedot toimitetaan kirjanpitoon.

Mikäli koulutus tai tapahtuma toteutetaan osittain tai kokonaan verkossa, tietoja luovutetaan tarvittavilta osin digitaalisen koulutusalustan tai verkko-oppimisympäristön palveluntarjoajalle pääsynhallinnan ja tarpeellisten käyttöoikeuksien mahdollistamiseksi. Kouluttajalla on näkymä mahdollisten tehtävien vastauksiin.

Koulutusten-, osallistujien-, ensiapupätevyyksien hallintaan ja palveluiden toteuttamiseen liittyviä tietoja siirretään järjestelmien välillä integraatioalustalla rakennettujen tai suorien rajapintojen kautta.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansien osapuolten, kuten taloushallinnon, käsiteltäviksi soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin. Kolmannet osapuolet ovat yhteistyökumppaneita, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton Punainen Risti Ensiavun käyttötarkoitusten kanssa. Punainen Risti Ensiavulla on tarvittavat sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten. Lisäksi rekisterinpitäjällä on oikeus luovuttaa rekisterissä olevaa aineistoa kolmannelle osapuolelle, mikäli laki, asetukset tai viranomaiset sitä vaativat.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellisissa määrin, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Tietoja voidaan siirtää Komission hyväksymien vakiolausekkeiden nojalla.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat yksikkö vastaa rekisterinpitäjänä, että tietoja käsitellään hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti. Rekisteritietoja käsittelevät ainoastaan rekisterinpitäjä ja sen erikseen valtuuttamat palveluntuottajat ja ylläpitäjät.

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat yksikössä ovat oikeutettuja vain ne työntekijät ja muut rekisterinpitäjän toimeksiannosta toimivat, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käsittelijällä on omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmiin.

Järjestelmätoimittajan nimeämät henkilöt käsittelevät tietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä asiakaspalvelun toteuttamiseen, ja/tai sovitun palvelun ylläpitämiseksi. Teknisen ylläpidon osalta tietojen käsittelystä vastaa ulkopuolinen alihankkija, jonka palvelimilla tietoja säilytetään.

Rekisteriin kuuluvien järjestelmien ja niiden välisten rajapintojen teknisestä suojauksesta on sovittu järjestelmätoimittajien kanssa. Tietoja käsitellään tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Pääsy tietoihin: Pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen: Pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely tai muu sääntely edellytä tietojen säilyttämistä.
  • Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.
  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, vastustaa tietojensa käsittelyä.
  • Oikeus siirtää tiedot: Käsittelyn perustuessa suostumukseen, pyytää oikeutta siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen koneellisesti luettavassa muodossa.
  • Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.
  • Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi tässä rekisterissä. Rekisteröidyn henkilötietojen poistaminen tässä rekisterissä lakkauttaa tietojen käsittelyn ja tarkoittaa myös ensiapupätevyyden päättymistä. Poistamisen jälkeen rekisteröity ei pääse itsekään käsiksi tietoihinsa. Rekisterinpitäjä tarkistaa pyynnön ennen yksilöivien tietojen anonymisointia. Esteenä tietojen poistamiselle saattaa olla sellainen pätevyys, jonka säilyttämiseen rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvollisuus.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot ja vaatia oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva itseään koskeva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, vanhentunut, puutteellinen tai tarpeeton tieto. Voit jättää rekisteritietojasi koskevan tietopyynnön Tietosuoja – Ensiavunkouluttajat -sivulta olevalla verkkolomakkeella. Vastaamme sinulle kuukauden kuluessa.

Rekisteröidyllä on aina tarvittaessa oikeus tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle valitus koskien rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Suomessa toimivaltainen viranomainen on Suomen tietosuojavaltuutettu.

12. Automaattinen päätöksenteko

Punainen Risti Ensiapu ei tee automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.

Hyväksytty 10.4.2025