Tietosuojaseloste – kumppanit - Punainen Risti Ensiapu

1. Rekisterinpitäjä

Punainen Risti Ensiapu Oy, koulutusohjelmat

y-tunnus: 2843118-7

Sturenkatu 16, 4. krs, 00510 Helsinki

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja@punainenristiensiapu.fi

3. Rekisterin nimi

Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat: Kumppanit

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Punainen Risti Ensiavun koulutusohjelmien kumppanuus, jolloin käsittelyn oikeusperuste on sopimus. Henkilöltä pyydetään suostumus tietojensa käsittelyyn kumppaniksi hakemisen yhteydessä.

Käsittelyn tarkoituksena on kumppanisuhteen hoitaminen ja kehittäminen. Henkilötietoja voidaan käsitellä tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla. Tiettyjen tietojen käsittely on tarpeen lainsäädännöstä johtuvien velvollisuuksien toteuttamiseksi ja noudattamiseksi. Lisäksi käsittelyperusteena on käsittelyn tarpeellisuus niihin Punainen Risti Ensiavun ja mahdollisesti myös kolmansien osapuolien oikeutettuihin etuihin, jotka perustuvat asialliseen ja merkitykselliseen suhteeseen.

Kumppanirekisterin henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat:

Kumppanitietojen hallinta
Kumppanisuhteen hoitaminen ja kehittäminen, kutsut ja ilmoittautuminen tapahtumiin ja koulutuksiin
Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen sekä palvelutoimenpiteiden hallinta ja laadun varmistaminen
Käyttäjähallinta Punainen Risti Ensiavun tarjoamiin digipalveluihin
Sopimushallinta
Laskutus
Kumppanisuhteen profilointi ja segmentointi
Viestintä ja markkinointi
Tilastointi ja raportointi
Markkina- tai mielipidetutkimukset
Puhelujen nauhoituksia voidaan käyttää palvelutapahtumien todentamiseksi, kumppanien ja Punainen Risti Ensiavun oikeusturvan varmistamiseksi, koulutustarkoituksiin, palvelun laadun kehittämiseksi sekä väärinkäytösten ehkäisemiseksi ja turvallisuussyistä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

Yksilöintitiedot
- Järjestelmässä muodostuvat taustatiedot ja tunnisteet
- Nimitiedot
- Yhteystiedot:
  - Osoite
  - Puhelinnumero
  - Sähköpostiosoite
- Asiointikieli
- Asiakasnumero

Kumppanuuteen liittyvät tiedot
- Kumppanihakemukset
- Koulutusten ja tapahtumien ilmoittautumis- ja osallistumistiedot
- Koulutustiedot, koulutusten ja pätevyyksien hallinta
- Ostohistoria
- Yhteydenottopyynnöt
- Kampanja- ja kontaktitiedot
- Kumppanuuteen liittyvä yritys tai työnantaja sekä asema, rooli ja tehtävä kyseisessä organisaatiossa
- Mahdolliset sopimukset
- Kumppanuuteen liittyvät merkinnät ja muistiinpanot

ARVOkumppani®-tiedot
- ARVOkumppani®-hakemukset
- ARVOkumppani®-haastattelut
- ARVOkumppani®-merkinnät

Palvelujen käyttötiedot
- Mahdolliset liitetiedostot, kuten allekirjoitetut sopimukset
- Luvat ja suostumukset
- Suoramarkkinointi- ja tutkimuskiellot
- Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet
- Kumppanuuden ryhmittelytiedot sekä muut analytiikan avulla johdetut tiedot
- Evästetiedot
- Lokitiedot
- Istuntotunnisteet
- IP-osoitteet
- Maksutiedot ja maksunvälitystiedot
- Puhelujen nauhoitukset
- Kumppanipalaute ja muut kyselyvastaukset
- Kumppanuudenhoitoon liittyvä yhteydenpito
- Käyttäjätunnukset Punainen Risti Ensiavun hallinnoimiin digipalveluihin
- Lokitiedot käyttäjän toiminnasta Punainen Risti Ensiavun hallinnoimissa digipalveluissa

Punainen Risti Ensiapu säilyttää vain oman toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Punainen Risti Ensiapu säilyttää rekisterissä henkilötietoja kumppanuuden jatkuessa tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Punainen Risti Ensiapu säilyttää laskutukseen liittyviä henkilötietoja lainsäädännön velvoitteiden mukaisen ajan.

Henkilötietojen tarkoituksenmukaisen käsittelyn päättyessä tiedot anonymisoidaan tai hävitetään. Henkilötietojen käsittelyn tarpeellisuusvaatimuksen katsotaan päättyneen, kun edellisestä yhteydenotosta, toimenpiteestä, muutoksesta tai merkinnästä on kulunut kuusi (6) vuotta taikka lakisääteisen säilytysajan päättyessä.

7. Tietolähteet

Kumppaneita koskevia tietoja kerätään rekisteriin kumppanihakemusten, suorien yhteydenottojen, koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumisen sekä osallistumisen yhteydessä. Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn työnantajan edustajalta. Joissakin tilanteissa tietoja saatetaan saada työnantajan verkkosivuilta tai muista julkisista lähteistä. Tietojen kerääminen on sopimuksen tekemisen ja sopimusvelvoitteiden täyttämisen edellyttämä vaatimus.

Evästeet

Punainen Risti Ensiavun sivuilla käytetään ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla Punainen Risti Ensiapu kykenee jatkuvasti parantamaan sivujen sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Niitä käytetään siten, että Punainen Risti Ensiapu voi tarjota asiakkailleen kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Mikäli Punainen Risti Ensiavun sivuilla vieraileva käyttäjä ei halua Punainen Risti Ensiavun saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, voi evästeiden käytön kieltää verkkosivuille saavuttaessa evästeiden käytön hyväksyntää pyydettäessä tai myöhemmin selaimen asetuksista. Evästeet voivat kuitenkin olla tarpeellisia joidenkin Punainen Risti Ensiavun ylläpitämien sivujen ja tarjoamien palveluiden asianmukaiselle toimimiselle, joten Punainen Risti Ensiapu ei takaa kaikkien palvelujen toimivuutta, jos evästetoiminto on poistettu käytöstä.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Asiakasrekisterin henkilötietoja käsittelevät ja ylläpitävät asiakkuudenhoidosta työtehtäviensä puolesta vastaavat Punainen Risti Ensiavun työntekijät.

Asiakasrekisterin teknisestä ylläpidosta vastaavat ulkopuoliset alihankkijat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä.

9. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansien osapuolten, kuten taloushallinnon, käsiteltäviksi soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin. Kolmannet osapuolet ovat yhteistyökumppaneita, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta ja joissa tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteensopimaton Punainen Risti Ensiavun käyttötarkoitusten kanssa. Punainen Risti Ensiavulla on tarvittavat sopimukset tällaisten kolmansien tahojen kanssa henkilötietojen käsittelyä varten. Lisäksi rekisterinpitäjällä on oikeus luovuttaa rekisterissä olevaa aineistoa kolmannelle osapuolelle, mikäli laki, asetukset tai viranomaiset sitä vaativat.

Tietoja siirretään tarvittavin osin Punainen Risti Ensiavun koulutus- ja pätevyysjärjestelmään sekä kirjanpitoaineistoa taloushallinnon ohjelmistoihin. Mahdolliset sopimukset allekirjoitetaan sähköisesti, missä hyödynnetään palveluntarjoajaa, jolle tietoja luovutetaan tarvittavin osin.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esimerkiksi väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Kumppanuuteen liittyvien järjestelmien käyttäjätunnusten yhteydessä voidaan esimerkiksi nimi-, sähköposti- ja puhelinnumerotiedot luovuttaa toimittajan järjestelmään.

Luvan antaneen rekisteröidyn henkilötietoja voidaan siirtää Punainen Risti Ensiavun suoramarkkinointirekisteriin. Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa Punainen Risti Ensiavun markkinoinnin toteuttamiseen osallistuville yhteistyökumppaneille kohderyhmien muodostamiseksi markkinointiyhteistyökumppaneiden palveluissa.

Muuten henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellisissa määrin, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Tietoja voidaan siirtää Komission hyväksymien vakiolausekkeiden nojalla.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Punainen Risti Ensiapu, koulutusohjelmat-yksikkö vastaa rekisterinpitäjänä, että tietoja käsitellään hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja sen erikseen valtuuttamat palveluntuottajat ja ylläpitäjät. Rekisterissä olevia henkilötietoja käsittelevät ainoastaan Punainen Risti Ensiavun työntekijät työtehtäviensä mukaisella tavalla.

Järjestelmätoimittajan nimeämät henkilöt käsittelevät tietoja ainoastaan siinä laajuudessa, kun se on välttämätöntä palvelun ylläpitämiseksi. Teknisen ylläpidon osalta tietojen käsittelystä vastaa ulkopuolinen alihankkija, jonka palvelimilla tietoja säilytetään. Järjestelmätoimittajan nimeämät henkilöt käsittelevät tietoja ainoastaan siinä.

Rekisteriin kuuluvien järjestelmien ja niiden välisten rajapintojen teknisestä suojauksesta on sovittu järjestelmätoimittajien kanssa. Tietoja käsitellään tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käsittelijällä on allekirjoitettu salassapitosopimus ja omat käyttäjätunnukset ja salasanat järjestelmiin.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

Pääsy tietoihin: Pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.
Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen: Pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely tai muu sääntely edellytä tietojen säilyttämistä.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä Vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli tähän on perusteet.
Oikeus siirtää tiedot: Pyytää tietojensa siirtämistä järjestelmästä toiseen koneellisesti luettavassa muodossa.
Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.
Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

Tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä ensisijaisesti kirjallisena täyttämällä tietopyyntölomake ja toimittamalla se tietosuoja@punainenristiensiapu.fi-sähköpostiosoitteeseen. Pyynnön lähettäjältä pyydetään vahvistusta henkilöllisyydestä. Punainen Risti Ensiapu toimittaa vastaukset rekisteröidyn Punainen Risti Ensiavulla tiedossa olevaan sähköpostiosoitteeseen. Poikkeustapauksessa vastaus voidaan toimittaa Punainen Risti Ensiavun tiedossa olevaan postiosoitteeseen.